Más sobre organización de eventos: el backchannel

La última entrada que dediqué al tema de los nuevos formatos para la organización de eventos hablaba de un tema ya bastante habitual en conferencias relacionadas con la tecnología, el backchannel, que ha generado bastante atención, y que pondremos en práctica este año en sitios como SIMO Network.

Un backchannel es, como su nombre indica, un canal adicional de comunicación que transcurre en segundo plano al canal principal, que en el caso de eventos es el ocupado por el conferenciante o participantes en una mesa redonda. En la mayoría de las conferencias, el backchannel es proyectado en una segunda pantalla al lado de la pantalla principal que el conferenciante utiliza para su presentación, permitiendo así a los asistentes enviar mensajes al backchannel mediante herramientas como Twitter, Meebo o simples salas de chat desde sus portátiles o teléfonos móviles y, en el caso de conferencias que son emitidas además en en tiempo real a través de la web, posibilitando además la intervención de personas que no se encuentra físicamente en la sala de conferencias (en este caso es recomendable además indicar en la web la existencia del backchannel con un enlace o ventana).

Cuando se hace bien, un backchannel es un fantástico recurso para poder adaptar el mensaje en tiempo real a las demandas de la audiencia y entrar en una dinámica conversacional, o para generar mesas redondas en las que el público deja de ser simplemente “audiencia” y para sentirse en un papel mucho más participativo. Pero cuando se hace mal, el backchannel puede convertirse en una fuente de distracción incómoda, en un lugar para expresar protestas o reclamaciones, o incluso en un patíbulo para el linchamiento público. El backchannel aún no es una práctica habitual en conferencias, pero su uso está creciendo con el tiempo: cuando has asistido a una conferencia con un buen backchannel en uso, lo echas de menos en la siguiente si no lo tiene. En muchos casos, de hecho, el backchannel se genera al margen de la organización, mediante la designación de una palabra clave o hashtag (típicamente #evento o #evento-año) que los asistentes usan para señalar sus conversaciones.

¿Qué factores conviene tener en cuenta a la hora de diseñar un evento con backchannel? En primer lugar, disponer o bien de un segundo proyector y pantalla, o de un sistema de producción que permita proyectar desde fuentes múltiples. Resulta cada día más típico ver sistemas sofisticados que permiten a un realizador alternar entre pantallas o proyectar, por ejemplo, la presentación en un lado, la señal de cámara con el ponente por otro, y el backchannel en el tercero. Además, es preciso contar con un operador para el backchannel, que debe ser una persona con suficiente criterio como para poder tomar decisiones sobre la idoneidad de determinados contenidos, la necesidad de destacar otros, etc. Es importante situar bien la pantalla sobre la que se proyecta el backchannel: o bien en un sitio donde pueda ser vista fácilmente por el conferenciante o participantes en la mesa redonda, o bien duplicarse en una pantalla que éstos puedan leer cómodamente. En segundo lugar, la plataforma utilizada: las salas de chat son fáciles de organizar, pero ofrecen un aspecto generalmente poco atractivo. Twitter está creciendo mucho para estos propósitos a medida que su uso se generaliza, y permite además su uso como canal de comunicación antes y después de la conferencia, como ocurre en el caso de EBE.

Pero con la decisión de la herramienta viene un tema más delicado: el backchannel proporciona una gran libertad de expresión a los asistentes, pero como toda libertad, el ejercicio de la misma debe hacerse con cierta responsabilidad. Responsabilidad que, en muchos casos, no hace acto de presencia, o se ve sometida a dinámicas de grupo que, amparadas en muchos casos por el anonimato, pueden llegar a suponer una degeneración de la imagen de la conferencia o un problema protocolario con los conferenciantes. En el caso de utilizar Twitter, hay dos modos fundamentales de uso: el primero, más abierto es la designación de un hashtag para el evento que los participantes deben utilizar con la notación #hashtag para aparecer en el backchannel. El hashtag, que se publicita en la web del evento y de manera visible en la pantalla, debe ser suficientemente único como para que los resultados no aparezcan contaminados con cuestiones no relacionadas con el evento. En la pantalla de proyección se sitúa la página de búsqueda de Twitter, que indica en tiempo real cuántas apariciones del término ha habido desde la última actualización, y el operador del backchannel refresca cada vez que hay apariciones nuevas. El segundo método supone establecer un usuario propio de Twitter para la conferencia con el nombre de ésta, y pedir a los participantes que envíen sus actualizaciones a @evento, y lo que se proyecta y se refresca cada poco tiempo es la página de este usuario. Esto tiene la ventaja de un mayor control: en el caso de aparecer un mensaje inconveniente o un usuario con comentarios incómodos, el operador puede, en tres simples clic, bloquear a ese usuario, con lo que consigue un doble efecto: por un lado, los mensajes que envíe dejan de aparecer y, por otro, los anteriores que hubiese enviado desaparecen también de la pantalla de proyección. El operador del backchannel debe, además de estar pendiente de este tipo de temas, destacar en grande las actualizaciones que estén siendo contestadas o las que crea que sería interesante contestar, y puede también navegar a enlaces proporcionados por quienes preguntan – con la lógica prudencia en el caso de enlaces cortos – o a sitios mencionados por el conferenciante.

Finalmente, es preciso avisar con tiempo al ponente de que durante su conferencia o durante la mesa redonda en la que participe, habrá proyección de backchannel. No todos los participantes en un evento tienen porqué sentirse cómodos sometidos a un backchannel, especialmente aquellos más polémicos o que sostengan posturas diferentes a las del público. El participante debe poder mirar fácilmente la pantalla, o se encontrará, en muchos casos, con situaciones en las que ve cómo la atención del público se dirige súbitamente a ésta o incluso aparecen murmullos, comentarios o risas en momentos de su conferencia en las que éstas no tendrían porqué aparecer. Por último, si se editan las conferencias en vídeo para su descarga o visualización posterior, es recomendable preservar el backchannel, pues permite un contexto en aquellos casos en los que su impacto fue importante sobre el contenido.

En el próximo SIMO Network haremos uso del backchannel para tratar de dotar al evento de una naturaleza activa y participativa. Si os interesa, sea por temática o por ver cómo funciona, ya sabéis: @simonetwork.

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