Confirmando datos: el e-mail y el coste de propiedad

En entradas anteriores hemos hablado del interesante drama de muchos responsables corporativos de tecnología con relación al correo electrónico: obsesionados por el control, eran incapaces de aceptar que una herramienta como Gmail podía hacer sus funciones mejor que los costosos servidores de correo corporativo. Estas entradas fueron contestadas, como era de esperar, por varios responsables de tecnologías corporativas, que afirmaban que ni la funcionalidad, ni la disponibilidad, ni el coste de una solución como Gmail podían competir con un servidor de correo corporativo.

La primera negativa, la de la funcionalidad, ya estaba más que refutada por la vía de la experiencia: infinidad de directivos, empezando por mí mismo, redireccionamos nuestro correo corporativo cuando ésto es posible a cuentas gratuitas de Gmail, con el fin de disfrutar de una flexibilidad y unas prestaciones de las que solemos carecer en las herramientas que nos proporcionan nuestras empresas. La segunda, la criticidad del servicio y su disponibilidad, queda refutada por los resultados de la propia Google, lógicos por otro lado (un especialista dedicado a ello obtiene habitualmente mejores datos, si no fuese así mal le iría, que una serie de empresas dedicadas a otros menesteres). Pero la tercera negativa, la del coste, proviene de un estudio de Forrester: tras analizar cuidadosamente indicadores de coste total de propiedad (TCO) en cincuenta compañías, se han encontrado con la evidencia de que, uno, la comunidad empresarial no tiene ni maldita idea de cuánto le cuesta mantener su servicio de correo electrónico (la mayoría apuntaron cifras entre los $2 y los $11 por usuario y mes, cuando la realidad apunta por encima de $25), y dos, que una solución “en la nube” es en todos los casos más ventajosa, tanto como un tercio de las mantenidas in-house.

Por gentileza de Forrester, puedo ofreceros un vínculo para la descarga gratuita del estudio (previo registro), para que podáis observar los datos directamente. En primer lugar, es preciso imputar correctamente todos los costes: licencias, mantenimiento, soporte, espacio de almacenamiento, personal para la administración de cada una de las partes de la solución, hardware, sistemas operativos, electricidad y otros gastos del datacenter (backups, redundancias, refrigeración, etc.) y costes financieros. Tras incluir los costes correctamente, el análisis ofrece un coste medio por usuario y mes de $25.18 para una solución completamente on-premise, frente a $25.08 para una solución de tipo Lotus Notes o Microsoft Exchange en un host externo, $20.32 para la recientemente presentada Microsoft Exchange Online, y $8.47 para Google Apps Premier Edition. Los datos, lógicamente, varían en función del tamaño de la compañía, pero incluso en el escalón más alto, par compañías por encima de 55.000 empleados, la solución de Google sigue siendo la mitad o menos que el resto de las soluciones. ¿Puede ganar dinero Google cobrando $50 por usuario y año? La intensa automatización, la escala y, sobre todo, la eficiencia energética de sus datacenters resultan clave a la hora de plantear la oferta: en cierto sentido, Google está haciendo con el correo corporativo lo que previamente hizo con Gmail en el mercado de consumo. Mientras sus competidores ofrecían cuentitas de uno y dos megas y servicios premium por encima de esa cantidad, Google llegó y rompió el mercado con una oferta descomunalmente diferente, que posteriormente obligó a otros proveedores a intentar seguirla.

¿Vamos a insistir mucho más, en plena época de crisis, en las bondades de reinventar la rueda y hacer en casa lo que es ya una completa commodity sin ningún tipo de ventaja, y además mucho más caro? Con los datos en la mano y en ausencia prácticamente total de costes de cambio, lo normal será que acabemos el año con una muy buena cantidad de empresas habiendo migrado sus sistemas de correo electrónico a soluciones de este tipo: sencillamente, números cantan.

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