Mis ideas sobre las presentaciones en público

Un par de artículos recientes, este “Death to PowerPoint!“en Business Week y este otro, “Want to impress your boss with a TED-style presentation? Read on!“ de C. Todd, compañero en IE Business School, han llevado a que me plantease un artículo sobre mi forma de tratar las presentaciones, una actividad en la que llevo ya muchos años de experiencia. No pretendo hacer un “libro de recetas”, por supuesto, ni creo que mi estilo sirva para todo y para todos, pero, con suerte, posiblemente pueda servir para ayudar a alguien.

¿Cómo me planteo una presentación? En primer lugar, y aunque parezca obvio, aceptando hacer dicha presentación solo cuando sé del tema y tengo algo que decir. Parece una tontería, pero creo que el éxito de una presentación viene de que las ideas estén muy claras en tu cabeza,y que la presentación sea únicamente una manera de organizarlas de cara a su exposición en público. Si dependes de la presentación para “saber qué decir”, me temo que no es un buen comienzo.

Para mí el primer paso de una presentación empieza abriendo un documento en blanco de un programa de presentaciones. De nuevo obvio, lo sé. Pero no me enfrento a la presentación como tal, sino que utilizo el documento como un editor de texto. Me explico: pongo el programa en modo notas del presentador, y construyo una lista de puntos con la estructura de lo que quiero decir. Un punto por diapositiva, con el orden como un criterio secundario. Si me acuerdo de algo, lo dejo caer en la parte de notas de una diapositiva, ya tendré tiempo de ordenarlo luego. Lo importante es que las ideas estén en esa lista, cada una en una diapositiva, para que pueda pasar al siguiente paso: ordenarlas.

La estructura de una presentación es importante para mí. En muchas ocasiones planteo el escenario primero, doy mis ideas después, y cierro con conclusiones, siguiendo lo que sería una estructura tradicional, pero en muchas otras me gusta empezar con una idea rompedora, pasar después a apoyarla en contexto, datos y evidencias, y retomarla para cerrar. Es algo muy personal, y lo importante es que las ideas en tus diapositivas, que por el momento no son más que una lista de puntos, fluyan de manera lógica y natural para ti.

Una vez ordenados los textos en las notas de las diapositivas, ya tengo el flujo de la presentación. Muchas veces, las notas son una palabra. O un “aquí va el diagrama X, o la tabla Y”. Perfecto, Pasamos a darle vida: simplemente, escojo ilustraciones para cada diapositiva, procurando seguir un criterio minimalista. Pocas ilustraciones, o una sola ilustración, mejor que muchas. La razón es sencilla: quiero dar a mi audiencia un punto de atención y de evocación de lo que voy a contarles, pero no quiero que su atención se vaya enteramente a ese punto, sino que sea algo que procesen rápidamente. Simplemente, porque si no, no harán caso a lo que yo les tenga que decir mientras no hayan procesado lo que hay en la diapositiva. Si pones un rollo de texto, puedes decir lo que quieras tras el clic de la transición, porque nadie te hará ni maldito caso hasta que haya leído la diapositiva completa. Por tanto, pocas ilustraciones, alguna tabla o pantallazo, y eso es todo. En escoger las ilustraciones tardo mucho menos que en el diseño de la presentación en texto.

¿De dónde saco las ilustraciones? De dónde puedo. Si tengo conexión, de la red, de Google Images. Si no la tengo, de mi propia librería, de la que voy construyendo con las ilustraciones del blog o con cosas que veo pasar y me guardo en mi repositorio. No tengo ningún problema con el reciclaje, aunque la misma imagen no siempre se utilice para lo mismo. A veces, alguna persona dice eso de “Enrique está repitiendo presentación”… casi nunca es cierto. En prácticamente todos los casos rehago mi esquema y lo reordeno o introduzco cosas nuevas, pero para algunas personas, reconocer una simple imagen en una presentación parece implicar, curiosamente, que “la presentación es igual”.

Último paso: recorrer la presentación, reordenar algunas cosas, y añadir datos, típicamente números, que pueda necesitar y que corra riesgo de olvidarme. Tomo mis notas, las amplío a tamaño de letra superior a treinta, y me aseguro de que podré tener la pantalla de mi ordenador a la vista cuando presento. Soy muy pesado con ese tema, insisto en él, y odio cuando, tras haberlo dicho, el organizador del evento pretende que mi portátil esté en una cabina de control y que yo solicite el cambio con un pulsador. No es “divismo”: simplemente, mi estilo no permite ese método, y si quieres que tu evento salga bien, tendrás que adaptar la infraestructura técnica a quien presenta las ideas, no al revés. Parece de sentido común, pero aún así, a veces falla. Además, resulta importante para mí poder ver rápidamente no solo la diapositiva en la que estoy, sino la siguiente: me permite organizar mi flujo mental. En Keynote, esto es facilísimo de hacer. En PowerPoint, la posibilidad existe, aunque casi nunca veo a nadie utilizarla.

El resultado suele ser una presentación con más diapositivas de las que se suelen recomendar como regla básica – no es extraño que tenga más diapositivas que minutos, pero es que muchas pasan en proyección solo algunos segundos, – típicamente con una sola o unas pocas ilustraciones por diapositiva, y una serie de notas que puedo ver en un vistazo rápido si se me olvidase – que no se me suele olvidar – la relación entre la ilustración y lo que quiero decir, o si necesitase un dato numérico. Con una estructura así, no me importa en absoluto cambiar el orden si una pregunta o interrupción me lleva a ello, ni saltarme una parte de la presentación si de repente la tengo que adaptar a un tiempo menor. Además, soluciona uno de mis problemas típicos: en IE Business School tengo constantemente cursos de contenido similar en español y en inglés, y tener diapositivas así evita en gran medida el trabajo de traducción, dado que suelen contener muy poquito o ningún texto.

Por último, doy una pasada final para poner las transiciones. Típicamente, una para cambiar entre bloques temáticos, y otra para dentro de los mismos. No uso más de tres o cuatro transiciones en una presentación, de otra manera se vuelven una distracción. Sí reutilizo, de manera muy habitual, los cierres de conferencia, las páginas de título y de despedida, etc. porque considero que forman parte de un elemento reconocible de estilo.

Y eso es todo. ¿La gran ventaja? Partiendo de la base de que sé de lo que voy a hablar, necesito realmente muy poco tiempo para preparar una presentación. Y por lo visto, no suele quedar demasiado mal :-)

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